A través de la Casación 36773-2023, La Libertad de 23-3-26 (pub. 27-5-26) la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema ha establecido como Doctrina Jurisprudencial el siguiente criterio sobre el plazo legal de conservación documental en pretensiones laborales históricas:

“30. Atendiendo a la existencia de interpretaciones disímiles y contradictorias en los órganos jurisdiccionales de mérito respecto a los alcances del Decreto Legislativo 1310 frente a las cargas probatorias y deberes de colaboración procesales, resulta imperativo otorgar predictibilidad, uniformidad y tutela efectiva a los justiciables. Por consiguiente, de conformidad con la potestad conferida por el artículo 22 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial, corresponde a esta Sala Suprema establecer las siguientes reglas que constituyen Doctrina Jurisprudencial de obligatorio cumplimiento para todos los jueces de la República:

• Regla 1: Las disposiciones legales que autorizan al empleador a conservar los registros de asistencia y planillas únicamente hasta por cinco (5) años después de generados (tales como el artículo 6 del Decreto Supremo 004-2006-TR y el artículo 3.4 del Decreto Legislativo 1310), constituyen normas de estricta racionalización y simplificación administrativa.

Su propósito es reducir los costos empresariales de almacenamiento de acervos documentarios físicos frente a eventuales inspecciones de la Autoridad Administrativa de Trabajo, pero no instituyen un supuesto de caducidad probatoria procesal que extinga los derechos del trabajador de data histórica.

• Regla 2: Una cosa es la inexistencia de la obligación administrativa de custodia documental, y otra, sustancialmente distinta, es la ineludible carga procesal de defensa, probidad y colaboración ante un requerimiento jurisdiccional. El empleador no puede utilizar un límite normativo de conservación para sustraerse de su deber de colaborar con el esclarecimiento de los hechos. El transcurso de los cinco años no lo releva de la carga probatoria que le impone el artículo 23.4 de la Ley 29497 ni de los deberes de colaboración establecidos en los artículos 11 y 29 del mismo cuerpo normativo.

• Regla 3: En los procesos donde se reclame el pago de horas extras por periodos superiores a los cinco años de antigüedad, rige el principio de facilitación probatoria. Si el trabajador cumple con su carga procesal indiciaria (el hecho base); para lo cual, es imperativo que aporte indicios razonables de la jornada extraordinaria, tales como pagos previos diminutos, mensajes, comunicaciones, la formulación de un relato postulatorio verosímil y coherente de las circunstancias de modo, tiempo y lugar en las que prestó el servicio u otros similares; y frente a ello el empleador omite exhibir los registros de asistencia invocando el plazo de cinco años, su omisión se valora como una conducta obstructiva. En este escenario, se activa legítima e inexorablemente la presunción contemplada en el artículo 29 de la Ley 29497, presumiéndose la realización de labores en sobretiempo, incluso en periodos superiores a los 5 años de antigüedad.

• Regla 4: Si bien la inconducta procesal del empleador legitima el amparo de las horas extras mediante presunciones judiciales, este mecanismo de compensación epistémica no implica el reconocimiento automático e irrestricto de la totalidad de las horas demandadas. El juez laboral tiene el deber de someter la cuantificación al Principio de Razonabilidad (artículo III del Título Preliminar de la LPT). Para ello, deberá fijar promedios prudenciales, lógicos y equitativos, ponderando integralmente, entre otros: a) La naturaleza del cargo desempeñado y las particularidades del servicio prestado; b) Las limitaciones físicas inherentes a la jornada y la imposibilidad biológica humana de prestar jornadas extremas ininterrumpidas durante años o décadas sin descanso; c) Las paralizaciones, fluctuaciones y variaciones propias de toda relación laboral prolongada; d) las horas extras que puedan determinarse de la prueba aportada; o, e) Los indicios probatorios que obren en el expediente, evitando que la presunción tuitiva derive en un enriquecimiento indebido o en un absurdo fáctico.”

Observación: En observancia de las “100 Reglas de Brasilia sobre Acceso a la Justicia de las Personas en Condición de Vulnerabilidad”, a las cuales el Poder Judicial del Perú se adhirió institucionalmente mediante la Resolución Administrativa 266-2010-CE-PJ (actualizada por la R.A. 198-2020-CE-PJ), la Corte presentó el siguiente resumen de la sentencia:

“1. ¿De qué trata este caso? Un trabajador demandó a su empresa para que le pague las horas extras que realizó durante muchos años (desde 1991 hasta 2020). La empresa se negó a pagar argumentando que la ley administrativa solo le exige guardar los registros de asistencia por cinco (5) años, y que, amparándose en ello, ya no contaba con los documentos antiguos.

2. ¿Qué ha decidido la Corte Suprema? La Corte Suprema ha señalado que la regla de los cinco años sirve para aligerar los archivos de las empresas frente a inspecciones administrativas, pero no es una excusa válida para no mostrar pruebas en un juicio. En un proceso judicial, la empresa tiene el deber de colaborar siempre con el juez para descubrir la verdad.

3. ¿Cuáles son las nuevas reglas obligatorias para todos los jueces del país? Para proteger a los trabajadores en situaciones similares, esta sentencia establece una Doctrina Jurisprudencial (reglas de cumplimiento obligatorio):

• Si la empresa oculta las pruebas: Si un trabajador reclama horas extras antiguas y la empresa no muestra los registros de asistencia usando la excusa de los cinco años, el juez tomará esa actitud como una conducta de ocultamiento y presumirá con razonabilidad que el trabajador sí hizo horas extras.

• El deber del trabajador: Para que el juez le crea, el trabajador debe contar su historia de forma clara, indicando cómo y cuándo trabajó de más, o mostrar algún indicio (por ejemplo, boletas antiguas donde le pagaron montos pequeños por horas extras).

• El pago justo y el sentido común: Aunque se castigue a la empresa por ocultar pruebas, el juez no debe aprobar automáticamente todo lo que pida el trabajador. El juez debe usar el sentido común (Principio de Razonabilidad) para calcular un pago justo, considerando que es humanamente imposible trabajar jornadas extremas por décadas sin descansar o enfermarse.

4. ¿Qué pasó con el trabajador en este caso? La Corte Suprema le dio la razón al trabajador porque la empresa ocultó los registros y él presentó boletas antiguas que probaban que sí solía hacer horas extras. Sin embargo, como el trabajador pedía que se le paguen 12 horas diarias ininterrumpidas por 29 años (lo cual es físicamente imposible), los jueces ordenaron un pago promedio justo y razonable por todo el tiempo que trabajó.”