Como todos los años, algunos empleadores del sector privado tienen la obligación de distribuir utilidades entre sus trabajadores.

Esta distribución debe realizarse dentro de los 30 días naturales siguientes al vencimiento del plazo para presentar la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta. Al respecto, la Sunat establece un cronograma para la presentación de la declaración, cuyas fechas se fijan en función del último digito del RUC (del 0 al 9) o por la condición de “buen contribuyente” que tenga el empleador.

Así, por ejemplo, para los contribuyentes cuyo último dígito del RUC termina en cero (0), la fecha de vencimiento para presentar la declaración es el 26 de marzo de 2026, mientras que para los buenos contribuyentes vence el 13 de abril de 2026.

De esta manera, tomando en cuenta los 30 días siguientes al vencimiento del referido plazo, la distribución de las utilidades por el ejercicio 2025 debe realizarse como máximo entre el 26 de abril y el 13 de mayo de 2026.

En el siguiente informe damos cuenta de los aspectos más relevantes a considerar para el cumplimiento de esta obligación y no incurrir en contingencias.

¿Qué empleadores tienen la obligación de distribuir utilidades?

Están obligados a distribuir utilidades los empleadores del régimen laboral privado que desarrollan actividades generadoras de rentas de tercera categoría y que cuentan con más de 20 trabajadores.

¿Qué empleadores están excluidos de esta obligación?

Además de las empresas con menos de 20 trabajadores, se encuentran excluidos de esta obligación las cooperativas, las empresas autogestionarias, las sociedades civiles y las microempresas.

Sin embargo, estas empresas pueden conceder unilateralmente a sus trabajadores tal beneficio o pactar individual o colectivamente con ellos su otorgamiento.

¿Cuál es el porcentaje que debe distribuirse por concepto de utilidades?

Los trabajadores participan en las utilidades mediante la distribución de un porcentaje de la renta anual antes de impuestos. Los porcentajes son los siguientes según el sector al que pertenece la empresa obligada:

• Empresas Pesqueras 10%
• Empresas Agrarias: 7.5%
• Empresas de Telecomunicaciones 10%
• Empresas Industriales 10%
• Empresas Mineras 8%
• Empresas de Comercio al por mayor y al por menor y Restaurantes 8%
• Empresas que realizan otras actividades 5%

La participación en las utilidades se calcula sobre el saldo de la renta Imponible del ejercicio gravable que resulte después de haber compensado pérdidas de ejercicios anteriores de acuerdo con las normas del Impuesto a la Renta.

¿De qué manera se determina la actividad de la empresa para fines de establecer el porcentaje aplicable?

Para determinar la actividad que realizan las empresas obligadas a distribuir utilidades debe tomarse en cuenta la Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU) de las Naciones Unidas, Revisión 3, salvo ley expresa en contrario. En caso la empresa desarrolle más de una actividad de las señaladas, se considerará la actividad principal, entendiéndose por ésta a la que generó mayores ingresos brutos en el respectivo ejercicio

¿Qué requisitos debe cumplir el trabajador para tener derecho a participar en las utilidades?

Haber cumplido la jornada máxima de trabajo establecida en la empresa, sea a plazo indefinido o sujeto a cualquiera de las modalidades contempladas en el TUO del D. Leg. 728, así como las del régimen laboral agrario.

Los trabajadores con jornada inferior a la máxima establecida participan en las utilidades en forma proporcional a la jornada laborada.

Cabe precisar que no tienen derecho a participar en las utilidades aquellos colaboradores que hayan suscrito contratos de locación de servicios, realicen funciones al amparo de la Ley de Modalidades Formativas Laborales o hayan sido contratados bajo intermediación o tercerización laboral.

Si durante el año el trabajador fue cesado o estuvo en descanso médico por motivo de accidente de trabajo o enfermedad ocupacional ¿tiene derecho a participar en las utilidades?

Sí. Los trabajadores cesados antes de la fecha de distribución tienen derecho a cobrar el monto que les corresponda en tanto cumplan los requisitos legales. Estos trabajadores cuentan con un plazo para realizar el cobro de 4 años computados a partir del momento en que debió efectuarse la distribución.

Los trabajadores con descanso médico por motivo de accidente de trabajo o enfermedad ocupacional tendrán derecho a la participación siempre que su condición médica esté debidamente acreditada.

¿Qué formalidades debe cumplir el empleador al distribuir las utilidades?

Al momento del pago de la participación en las utilidades, el empleador debe entregar a los trabajadores y extrabajadores con derecho a este beneficio, una liquidación que precise la forma en que ha sido calculado.

Esta liquidación debe contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre o razón social del empleador;
• nombre completo del trabajador;
• renta anual de la empresa antes de impuestos;
• número de días laborados por el trabajador;
• remuneración del trabajador considerada para el cálculo;
• número total de días laborados por todos los trabajadores de la empresa con derecho a percibir utilidades;
• remuneración total pagada a todos los trabajadores de la empresa y
• el monto del remanente generado por el trabajador, de ser el caso.

¿Cuál es el monto que los trabajadores pueden percibir por concepto de participación en las utilidades?

La participación que pueda corresponder a los trabajadores tiene como límite máximo, respecto de cada trabajador, el equivalente a 18 remuneraciones mensuales que se encuentren vigentes al cierre del ejercicio.

¿Cómo se distribuyen las utilidades?

Los porcentajes que corresponden por concepto de utilidades se distribuyen de la siguiente manera:

• 50% se distribuye en función a los días laborados por cada trabajador, entendiéndose como tales los días reales y efectivamente trabajados.

Se entiende por días laborados, aquéllos en los que el trabajador cumple efectivamente la jornada ordinaria de la empresa, así como las ausencias consideradas asistencias para todo efecto por mandato legal expreso. Tratándose de trabajadores que laboran a tiempo parcial, se suma el número de horas laboradas de acuerdo a su jornada, hasta completar la jornada ordinaria de la empresa.

El monto se divide entre la suma total de días laborados por todos los trabajadores y el resultado que se obtenga se multiplica por el número de días laborados por cada trabajador.

Por mandato legal se consideran asistencias para fines del cálculo de las utilidades los siguientes supuestos:

• • Licencias sindicales.
  • Periodo no laborado (suspensión de actividades) por motivos de caso fortuito o fuerza mayor alegados por el empleador cuya causa haya sido declarada improcedente por la Autoridad Administrativa de Trabajo.
  • Días no laborados debido al cierre del local por comisión de infracción tributaria.
  • Hora de lactancia materna
  • Descanso prenatal y postnatal de la trabajadora

En tanto no existe mandato legal expreso, no se tomarán en cuenta para el cálculo las inasistencias por: i) descanso vacacional; ii) licencias goce de haberes; iii) incapacidad para el trabajo; iv) descanso semanal obligatorio; v) feriados y días no laborables; vi) descanso pre y postnatal y vii) licencia por paternidad y adopción, entre otros.

• 50% se distribuye en proporción a las remuneraciones de cada trabajador. A ese efecto, se dividirá dicho monto entre la suma total de las remuneraciones de todos los trabajadores que correspondan al ejercicio y el resultado obtenido se multiplicará por el total de las remuneraciones que corresponda a cada trabajador en el ejercicio.

¿Qué sucede si el empleador no realiza la distribución de las utilidades dentro del plazo establecido?

Vencido el plazo sin que se hayan distribuido las utilidades, el trabajador debe requerir el pago por escrito. Si la relación laboral se encuentra suspendida el requerimiento debe hacerse vencidos los 30 días de haberse reiniciado las labores.

¿Cómo debe hacerse el requerimiento de pago?

El requerimiento de pago de las utilidades puede hacerse mediante carta simple. El trabajador puede demandar el pago de utilidades en la vía judicial. En ese caso el empleador se entenderá requerido con la citación de la demanda. 

El incumplimiento del pago de las utilidades dentro del plazo ¿genera intereses?

Sí. La participación en las utilidades que no se haya entregado dentro del plazo genera intereses moratorios. Los intereses se generan a partir del día siguiente del requerimiento del trabajador. Sin embargo, no se generan intereses moratorios en el caso de trabajadores que hubieren cesado antes de la fecha prevista para la distribución de utilidades.

Si el empleador no realiza el pago de las utilidades ¿puede ser denunciado ante la Sunafil? ¿puede ser multado?

Sí. Constituyen infracciones en materia de participación de los trabajadores en las utilidades los siguientes incumplimientos:

• No pagar o no otorgar íntegra y oportunamente el monto por concepto de utilidades. Esta conducta constituye infracción grave en materia de relaciones labores.
• No entregar al trabajador en los plazos y con los requisitos previstos, la hoja de liquidación de la participación en las utilidades. Esta conducta constituye infracción leve en materia de relaciones labores.
• No entregar al MTPE dentro del plazo legal información del monto de los remanentes que la empresa haya generado por concepto de utilidades.

Al vencimiento del plazo para presentar la Declaración Jurada Anual, las empresas deben informar al MTPE el monto de los remanentes que hayan generado por cada región, precisando el ejercicio en que se generó el remanente y considerando el centro de trabajo en el que habitualmente prestan servicios los trabajadores a los que se les aplicó el límite individual de la participación en las utilidades El incumplimiento de esta obligación constituye infracción leve en materia de relaciones labores

Téngase en cuenta que el MTPE publica una lista de las empresas que no hayan cumplido con las obligaciones establecidas en el D. Leg. 892 y pone esta información a disposición de las Centrales Privadas de Información de Riesgos y de Protección al titular de la Información (CEPIRS).

Jurisprudencia relevante en materia de participación de los trabajadores en las utilidades

A continuación damos cuenta de casos resueltos en sede judicial y administrativa en los que se discutieron cuestiones vinculadas a la participación de los trabajadores en las utilidades:

• Utilidades pagadas en exceso: ¿Debe ser devueltas?: En la 35154-2022 Lima, la Corte Suprema determinó que no procede la devolución en tanto el trabajador percibió el monto sobre la base del principio de buena fe y no tuvo control sobre el cálculo de las utilidades.
• Falta del trabajador que causa perjuicio económico al empleador: ¿Procede retener utilidades?: De acuerdo con la Res. 139-2016-SUNAFIL/ILM de 16-6-16, el D.Leg.892, no contempla  la posibilidad de retener el pago de las utilidades en caso de despido por comisión  por falta grave.
• Periodo en que el trabajador fue objeto de un despido nulo: ¿Se computa para el cálculo de las utilidades?: Según la Corte Suprema (Cas.11974-2023, La Libertad), si bien el art. 54 del D.S 001-96-TR considera que el periodo dejado de trabajar por despido nulo será considerado como trabajo efectivo para todos los fines excepto para el récord vacacional, dicho artículo no hace referencia expresa de que este periodo pueda considerarse para el cálculo de utilidades.

• ¿Las utilidades son susceptibles de incluirse en la pensión de alimentos?: Sí. En la sentencia recaída en el 3972-2012-PA/TC, el TC consideró esa posibilidad en tanto la finalidad del otorgamiento de una pensión alimenticia se sustenta en el deber constitucional de asistencia familiar y su otorgamiento no radica en la naturaleza de los ingresos de la persona obligada, sino en que se brinde una adecuada alimentación (vestido, educación, salud, transporte, distracción, etc.) a quienes disfrutan del derecho de alimentación por razones de vínculo familiar.